Советы по подготовке к проверке
Каждому предпринимателю следует понимать, что российское законодательство в отношении защиты авторского права устроено таким образом, что сотрудники правоохранительных органов могут прийти с проверкой в любую организацию, независимо от того, есть ли к конкретной компании претензии и у производителей программного обеспечения или нет.
Так как проверка – событие для предпринимателей неконтролируемое, логично к этой проверке подготовиться,
чтобы избавить и себя и сотрудников правоохранительных органов от лишней траты времени. Подготовка к проверке практически полностью укладывается в сбор документов, которые будут запрашивать проверяющие.
Вот список документов, которые потребуется предъявить сотрудникам правоохранительных органов в ходе проверки легальности используемого в компании программного обеспечения:
1. Документы на собственность компьютеров, серверов.
Это могут быть договоры приобретения или закрывающие документы – в целом, любые документы, которые подтверждают факт покупки данной техники данным юридическим лицом. В том случае, если аппаратное обеспечение закупало одно юридическое лицо, а офис компании, где идет проверка, зарегистрирован на другое, должны быть предоставлены документы, подтверждающие связь между этими юридическими лицами.
2. Лицензионные соглашения.
Документы, подтверждающие легальность используемого на конкретном компьютере программного обеспечения. Безусловно, такие документы существуют только для программных продуктов, которые являются платными. Лучше всего создать реестр (в электронном и печатном экземплярах) всего программного обеспечения, установленного на конкретном компьютере – и платного и бесплатного.
Для платных программных продуктов следует собрать документы, подтверждающие покупку данного программного обеспечения; для бесплатных – список ссылок на официальные сайты производителей, где указано, что данное программное обеспечение является бесплатным.
3. Наклейки.
Отсутствие наклейки на системном блоке послужит основанием для изъятия компьютеров. Наклейка на системном блоке обязательно должна присутствовать. При замене системных блоков наклейку следует переклеить, что довольно сложно. Можно оставить старый корпус или боковую панель с наклейкой где-нибудь в подсобном помещении. При проверке предъявления старых корпусов с наклейками будет вполне достаточно.
Важно помнить, что серийный номер на наклейке должен соответствовать установленной на компьютере операционной системе. Это соответствие проверяется и непереустановленная операционная система также послужит основанием для ареста парка ПК. В том случае, если компания заключила корпоративное соглашение с корпорацией Microsoft, соответствие серийных номеров наклейки и установленной операционной системы не требуется.
Наиболее правильным будет подготовить документацию для каждого компьютера, используемого в офисе.
Предположим, что в компании 50 работающих компьютеров. Каждый компьютер пронумерован. Когда придут сотрудники правоохранительных органов и запросят документы для компьютера №5, Вы достанете папку №5, где среди прочих документов подробный будет подшит реестр всех установленных программ, а также документы, подтверждающие покупку данного компьютера.
В случае если компьютер приобретался управляющей компанией, в папке будет лежать документ подтверждающий, что организация в данный момент проходящая проверку, является, к примеру, дочерним предприятием компании, закупившей технику. Также в папке будут лежать лицензионные соглашения, подтверждающие законность использования программного обеспечения.
Конечно, нет никакой необходимости в такой папке хранить оригиналы, для проверки будет вполне достаточно копий документов. Если офис управляющей компании находится в другом городе, можно запросить копии документов по электронной почте, факсимильный вариант также вполне устроит сотрудников правоохранительных органов.
Как показывает практика, когда проверяющие видят, что компания подготовлена к проверке, что все документы в порядке, что все наклейки на месте и серийные номера операционных систем соответствуют, либо наличествуют документы о корпоративном соглашении, проверка быстро завершается.
Сотрудникам, производящим проверку необходимо составить акт проверки и приложить к этому акту документы, подтверждающие законность деятельности компании. Имея такие папки на каждый компьютер в офисе, Вы даете сотрудникам правоохранительных органов все, что им необходимо для завершения их работы. Случаи, когда такой подготовки не достаточно, уже выходят за пределы законных действий правоохранительных органов, и могут быть обжалованы в суде, но это уже тема отдельного разговора.