Проверка в офисе: как себя вести?
Идеальной защитой в случае проверки был, есть и будет порядок в документах.
Есть определенная схема проверки, которая используется абсолютно всеми проверяющим, она предполагает несколько этапов.
На первом этапе сотрудники, проводящие проверку, попросят предоставить документы, подтверждающие собственность компьютеров. В качестве таких документов могут выступать любые платежные квитанции, счет фактуры, а также копии этих документов.
В том случае, если документы на собственность техники находятся в другом офисе, сотрудники обязательно предложат Вам за ними съездить или запросить их по почте: факсимильных, цифровых документов или печатных копий будет вполне достаточно.
Следующий этап - проверка наличия наклеек на системных блоках и проверка непосредственно легальности программного обеспечения. Мы уже говорили, что наклейки необходимо любым способом сохранять. Отсутствие наклейки расценивается как нарушение и автоматически приводит к изъятию компьютеров для дальнейшей проверки. Более того, следует строго следить за тем, чтобы серийные номера наклейки и операционной системы, установленной на компьютере, совпадали. Исключение составляет только наличие корпоративного соглашения с корпорацией Microsoft, но даже при наличии корпоративного соглашения наклейка на корпусе пусть уже с другим серийным номером должна быть обязательно.
На третьем этапе проверяющие запросят документы, подтверждающие законность программного обеспечения, установленного на компьютере. Сотрудник, проводящий проверку, должен будет лично сесть за компьютер и посмотреть, какие именно программные продукты установлены. Одной из наиболее распространенных ошибок системных администраторов в этой ситуации является так называемый «приступ амнезии». Ни в коем случае никогда не говорите сотрудникам правоохранительных органов, что Вы забыли пароль для доступа к системе, этим Вы добьётесь только немедленного ареста всего парка компьютеров в офисе.
Параллельно с проверкой документов с сотрудниками, присутствующими в офисе, будет вестись беседа – опрос. В этот опрос будут включены вопросы, связанные не только с конкретной ситуацией, вопросы будут касаться всего: должность, время работы в компании, семья, образование, прописка. Это отработанная процедура проведения опроса, и к этому нужно быть готовым, особенно тем сотрудникам, которые попадают под ответственность в случае обнаружения правонарушения. Сразу отмечу, что не стоит признавать свою вину. Вы имеете право пригласить адвоката, но будьте готовы к тому, что сотрудники правоохранительных органов могут адвоката в офис не впустить.
Когда обнаруживается факт правонарушения, офис закрывают. Никто из сотрудников без ведома проверяющих офис покинуть уже не сможет, вход в офис – процесс тоже весьма затруднительный. Это неприятная ситуация, и, конечно, тут появляется желание защитить свои права.
Собственно, что в данной ситуации будет правомерным для Вас?
Вы имеете право запросить документы от сотрудников правоохранительных органов и имеете право переписать информацию, указанную в удостоверении: имя, фамилия, отчество, отделение – наиболее важно записать личный номер сотрудника. На моей практике были случаи, и нередко, когда мои клиенты не могли сказать, кто именно к ним приходил и чьи конкретно действия они хотят обжаловать.
Фото и видео съемка по российскому законодательству является Вашим правом, но Вам могут воспрепятствовать. Мои клиенты часто записывали диалог с сотрудником правоохранительных органов на диктофон. Это полезно, но только для внутреннего пользования.
В случае обжалования правомерности действий сотрудников правоохранительных органов в суде диктофонная запись не послужит доказательством. Видеозапись, сделанная даже с телефона, и только видеозапись может послужить основанием и доказательством в случае обжалования.
Арест парка ПК – это дестабилизация работы компании и потеря времени и доступности важной информации.
Хотелось бы отметить, что сейчас по обсуждаемым в думе поправкам изъятие компьютера должно происходить при предоставлении возможности системному администратору сделать копии того массива данных, который находится на компьютере, с целью поддержания процесса работы компании. Нельзя ничего удалять, но скопировать ценную информацию перед изъятием можно.
Подводя итог, скажу, что препятствовать правомерным действиям проверяющих не нужно, во время опроса ни в коем случае не следует признавать свою вину, можно попробовать сделать фото и видео съемку и лучше сразу зафиксировать информацию о сотрудниках, проводящих проверку, на случай дальнейших ответных действий.
Подготовленные папки на каждый компьютер с подробным реестром всех установленных платных и бесплатных программ, с документами на собственность аппаратного и программного обеспечения, наклейки и соответствующие им операционные системы – все это позволит Вам пройти проверку безболезненно для Вас и работы Вашей компании.